คุณสมบัติโปรแกรม
โปรแกรมนายหน้าประกันวินาศภัย (NONLIFE INSURANCE BROKER) เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับธุรกิจนายหน้าประกันวินาศภัยโดยเฉพะ เน้นการบันทึกใบคำขอ (APPLICATION) รายละเอียดของกรมธรรม์ POLICY การออกใบแจ้งหนี้ (DEBIT NOTE) การเก็บเบี้ยประกัน (COLLECT PREMIUM) และการได้รับค่าคอมมิชชั่น (SETTLEMENT) จาก บ.ประกันภัย โปรแกรมจะช่วยในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูล ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเชื่อมโยงกันอย่างมีระบบ สามารถสอบถามข้อมูลได้ทันทีที่ต้องการ เช่น การค้นหาประวัติของลูกค้าแต่ละราย การติดตามการต่ออายุกรมธรรม์ของลูกค้า หรือการจัดทำรายงานต่าง ๆ ฯลฯ ประโยชน์การใช้โปรแกรมนี้ ได้แก่
1. งานประจำวัน (Daily Works)
เป็นงานที่พนักงานผู้ปฏิบัติจะต้องทำทุกวัน ได้แก่
1.1 บันทึกแบบฟอร์มใบคำขอ (Application)เป็นการบันทึกใบเสนอราคาหรือใบคำขอทำประกัน ที่พนักงานขายแต่ละคนได้นำเสนอแก่ลูกค้าแต่ละราย เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้น ในการเก็บรายละเอียดเพื่อออกกรมธรรม์ให้แก่ลูกค้าในขั้นตอนต่อไป เช่น ลูกค้าเป็นใคร ทำประกันแบบไหน ทุนประกันเท่าใด เบี้ยประกันเท่าใด (โดยประมาณ) และใครเป็นผู้นำเสนอ ฯลฯ
1.2 ออกใบแจ้งหนี้ (Debit Note) และเก็บข้อมูลรายละเอียดของกรมธรรม์ หลังจากได้ส่งมอบกรมธรรม์ให้ลูกค้าแล้ว โปรแกรมจะทำการออกใบแจ้งหนี้ (Debit Note) ให้แก่ลูกค้า พร้อมทั้งเก็บรายละเอียดต่างๆ ในกรมธรรม์ที่บริษัทประกันภัยออกให้ลูกค้า เช่น หมายเลขกรมธรรม์, วันที่คุ้มครอง, ชื่อบริษัทประกันภัย, ชื่อลูกค้าที่เอาประกัน, ประเภทของการประกันภัย, ทุนประกัน, เบี้ยประกันภัย, มี Coinsurer หรือไม่ กี่เปอร์เซ็นต์, ค่าบริการอื่น ๆ, ค่าอากร, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีธุรกิจเฉพาะ, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเปอร์เซ็นต์ค่าคอมมิสชั่น ฯลฯ การคำนวณค่าอากรและค่าภาษีต่าง ๆ เครื่องเป็นผู้คำนวณให้ การพิมพ์ใบแจ้งหนี้สามารถพิมพ์ทีละฉบับ หรือพิมพ์พร้อมกันทีละหลายฉบับก็ได้
ในขั้นตอนนี้จะรวมถึงการออกใบลดหนี้ (Credit Note) ให้แก่ลูกค้าด้วย ในกรณีที่มีส่วนลดใด ๆ ให้แก่ลูกค้า
1.3 รับชำระค่าเบี้ยประกัน (Collect Premium) การรับชำระค่าเบี้ยประกัน สามารถรับชำระได้หลายทาง เช่น การรับด้วยเงินสด เช็ค หรือจากการโอนเข้าบัญชี และสามารถแยกได้ว่า ชำระโดยตรงที่บริษัท หรือฝากผ่านตัวแทนมา มีการสอบถามว่ามีลูกค้ารายใดบ้างที่ยังไม่ได้ชำระเงิน ฯลฯ
1.4 คำนวณค่าคอมมิสชั่นเพื่อตรวจสอบกับบริษัทประกันภัย (Settlement) เป็นการคำนวณค่าคอมมิชชั่นจากผลงานของบริษัทที่จะต้องได้รับค่าคอมมิชชั่นจากบริษัทประกันภัย โดยแยกตามประเภทของการประกันภัย วัตถุประสงค์ของการทำงานในข้อนี้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบ (Reconcile) กับรายงานของบริษัทประกันภัยที่แจ้งให้ทางบริษัททราบ เกี่ยวกับค่าคอมมิสชั่นของทางบริษัทที่จะได้รับ
1.5 บันทึกการรับค่าคอมมิสชั่น หลังจากตรวจสอบความถูกต้องตรงกันกับบริษัทประกันภัย เกี่ยวกับการคำนวณค่าคอมมิสชั่นแล้ว ก็จะบันทึกรายได้ค่าคอมมิสชั่นเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นการยืนยันการได้รับเงินค่าคอมมิสชั่นจากบริษัทประกันภัยเรียบร้อยแล้ว
2. งานประจำเดือน (Monthly Works)
เป็นงานเกี่ยวกับจัดทำรายงานประจำเดือนต่าง ๆ เช่น
- รายงานการออกกรมธรรม์ประจำเดือน
- รายงานลูกค้าที่จะถึงกำหนดครบอายุกรมธรรม์
- รายงานลูกค้าใหม่ที่ออกกรมธรรม์
- รายงานเปรียบเทียบลูกค้าที่กรมธรรม์หมดอายุกับการต่ออายุกรมธรรม์
- รายงานเพื่อส่ง คปภ. ประจำไตรมาส หรือประจำปี
- รายงานค่าคอมมิชชั่นที่ได้รับจากบริษัทประกันภัย
- รายงานการแจ้งยอดเบี้ยประกันภัยโดยประมาณให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า
- ฯลฯ
3. อื่นๆ
มีโปรแกรมช่วยในการค้นหาหรือสอบถาม เพื่อช่วยในการปฏิบัติงานภายในสำนักงาน ช่วยฝ่ายขายในการให้บริการลูกค้า และขยายงานอีกมากมาย นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกบัญชีแบบอัตโนมัติในระบบ G/L ของ Business Controller ได้ด้วย
ติดต่อรับคำปรึกษา
02-259-7745-6, 086-312-3065
ID line : @hmithailand (มี @ นำหน้า)
ตัวอย่างรายงาน
